『ドキッ！ 高志高校1988年度卒業生 真夏の大同窓会』が終わって約1ヵ月。準備段階から当日までの1年半ほどを振り返り、「同窓会やろっせ！」（←福井弁）という飲み会の席での与太話（？）をどう進めていったのか、あらためて記録しておくことにしました。これから同窓会を企画してみよう、というみなさんにとって、何かの情報源となれば幸いです。
（2010年9月10日　森川徹志〔てっきん・8組〕）

準備を始める時期

会場の仮おさえだけは早めに

わたしたちの場合、第1回の実行委員会を開いたのが2009年5月。開催日の1年3ヵ月ほど前でした。これほど早くから取りかかっても「まだまだ先のこと」という楽観ムードで重い腰も上がらないので(笑)、具体的なアクションは開催日の半年前くらいからで十分ではないでしょうか。

ただ、ある程度の参加人数を見込むのであれば、会場を早いうちに仮おさえしておきましょう。後述するように同窓会の開催はある程度時期が絞られますし、しかも他の団体との争奪戦必至！の時期なので、早めにリサーチをかけて開催日と会費の目星をつけて予約を入れておくのがよいと思います。

適正なスタッフの人数

本業のスキルを生かせるとより効果的

少なすぎると実作業が進まないし、多すぎても「船頭多くして船山に上る」でまとまる話もまとまらない。結果オーライの話になりますが、コアメンバー（実行委員）＋クラス委員で17人という構成はすごくバランスがよかったと感じています。

これもまた結果オーライの話で偶然のたまものなんですが、メンバーそれぞれの本業がバリエーション豊かだった、というのも実行委員会の〈実行力〉を支えていたように感じます。お金の計算にたけている人、写真のうまい人、文章が書ける人、飲食店に顔のきく人……だてに社会に出て20年近く仕事してないですね 🙂

実現は難しいかもしれませんが、「同窓会を開きたい！」と考えている方は〈同級生の本業〉という視点も加えながら、賛同するスタッフを集めていくというのもいいかもしれません。

効率のよい連絡ツールとは

ケータイメインのスタッフへ配慮を

スタッフ間の連絡は、基本的にメールで進めることとなるでしょう。わたしたちの場合は、無料で使えるメーリングリスト（ML）『Googleグループ』を作って業務連絡をやりとりしていきました。無料のMLはほかにもありますが、『Googleグループ』ではうっとうしい広告が入らないので、仕事で使うときももっぱらこれ一本です。

ウェブ業界で仕事をしている人だと「グループウェアの方がいいんで？」とも思われるかもしれませんが、スタッフの属性が多岐にわたっている実行委員会のようなケースでは、スタッフ全員がネットの利用に習熟しているわけではないことを考慮すべきでしょう。日常的にメールを受け取る環境もPCありケータイありですから、最大公約数的に考えるとやはりML がベストの選択なのではないかと考えます。

ケータイメールでMLに参加しているスタッフのことを考えて、よっぽどのことがない限り夜中の業務連絡は避けた方がいいですね。こういった心配りも、PCでのメールが日常的だったりすると意外と忘れてしまうものです。

日程・時間帯の決め方

参加者の年齢に合わせて昼間に開催、という考え方も

断言しましょう。この日がベスト！という日はありません。〈みんなにとって都合のいい日〉というのはありえないわけで、いくつかの候補を挙げた中から絞り込んでいくことになります。

言えるとしたら、同窓会をやるならお盆の時期がいい、ということ。県外・海外組の参加を考えると

• お盆
• 年末年始
• ゴールデンウィーク（GW）

あたりが思い浮かびますが、年末年始は師走のバタバタとか正月の親戚まわりがあってプライベートの時間をとりづらい。GWは帰省というより、どちらかというと家族旅行の時期。結局、お盆の数日間から選択するのが最良のチョイスということになりそうです。

今回の同窓会の場合、日程についてはかなり早い段階で決めていました。また、世代としては小さい子どもがいる年齢なので、開催時間を女子が外出しやすい時間帯に設定しました。

会場の選び方

鍵は、料理のクオリティと価格のバランス

実名をあげても福井県内に住んでいる方にしかピンと来ないかもしれませんが、会場選びの段階では当初以下のような名前が出ていました。

• ユアーズホテルフクイ
• ホテルフジタ福井
• 福井まちなか文化施設 響のホール
• 福井県県民ホール（AOSSA 8F）
• 福井アカデミアホテル

このうち、響のホールはホール内での飲食がNGということで却下。福井県県民ホールは飲食OKだったものの、ケータリングを手配しないといけない上に撤収を自分たちで行う必要があり、実行委員の間で難色の声が出ました。撤収の是非ではなく、確実に開くであろう二次会の会場に自分たちが行けない可能性があるからです。

繊協ビルを会場として選んだ決め手は

• 設営と撤収をお任せできる
• バンケットルームの設備がある
• 料理のクオリティと金額のバランスがいい
• JR福井駅から徒歩圏内と、ロケーションに恵まれている

という点でした。なにしろ、それなりに目と舌の肥えている40歳の男女が集まるわけです。料理の善し悪しは後年まで語り継がれるネタになること必至(笑)。施設の新しさ・古さより「どれだけ満足度の高い料理を用意できるか」という点を重視した結果、会場を繊協ビル、料理をアルカンシェルさんに依頼することになったのでした。

郊外にもバランスのとれた飲食店はあるし、無料駐車場も整っていたりするわけですが、二次会ができる店が近くにないと参加者をスムーズに誘導できない可能性大です。

• 料理のクオリティと金額のバランス
• 交通アクセス＋二次会以降の参加者の誘導しやすさ

以上を考慮して、会場を選ぶのがいいでしょう。